Cartórios devem se adequar à LGPD até fevereiro de 2023, determina CNJ

10/10/202210/10/2022 LGPDNewss

Os cartórios devem se adequar à LGPD até fevereiro de 2023. Essa é a determinação do Conselho Nacional de Justiça (CNJ), órgão nacional de regulação das atividades prestadas nas serventias notariais e registrais, contida no Provimento n. 134 de 24/08/2022.

Conforme o Provimento n. 134 de 24/08/2022, os responsáveis pelas serventias devem atender à Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais. Ainda, o atendimento à LGPD independe do meio ou do país onde os dados estão localizados. Enfim, os cartórios devem obedecer a seus fundamentos, princípios e obrigações concernentes à governança do tratamento de dados pessoais.

Saiba mais sobre a determinação do CNJ

Antes de tudo, conforme o CNJ, os cartórios devem cumprir as disposições previstas na LGPD. Além disso, devem estrita obediência às diretrizes, regulamentos, normas, orientações e procedimentos expedidos pela Autoridade Nacional de Proteção de Dados Pessoais.

O tratamento de dados pessoais deve sempre ser promovido de forma a atender à finalidade da prestação do serviço, na persecução do interesse público. Aliás, os responsáveis pelos serviços extrajudiciais de notas e de registro são os controladores, a quem compete as decisões referentes ao tratamento de dados pessoais.

Encarregado pelo tratamento de dados pessoais

O Provimento n. 134 de 24/08/2022 determina a designação de encarregado pelo tratamento de dados pessoais. Primeiramente, os responsáveis pelos cartórios podem terceirizar o exercício da função de Encarregado mediante a contratação de prestador de serviços, pessoa física ou pessoa jurídica, desde que apto ao exercício da função.

Além disso, a função do encarregado jamais deve ser confundida com a do responsável pela delegação dos serviços extrajudiciais de notas e de registro. A nomeação do encarregado é promovida mediante contrato escrito, a ser arquivado em classificador próprio, de que participam o controlador na qualidade de responsável pela nomeação e o encarregado.

Por oportuno, a nomeação de encarregado não afasta o dever de atendimento pelo responsável pela delegação dos serviços extrajudiciais de notas e de registro, quando for solicitado pelo titular dos dados pessoais.

Aliás, a nomeação e contratação do Encarregado de Proteção de Dados Pessoais é de livre escolha do titular das serventias. Entretanto, eventualmente, a contratação pode ser realizada de forma conjunta, ou ser subsidiada ou custeada por entidades de classe.

Por fim, não há óbice para a contratação independente de um mesmo encarregado por várias serventias, desde que demonstrável a inexistência de conflito na cumulação de funções e a manutenção da qualidade dos serviços prestados.

Medidas de transparência e atendimento a direitos de titulares

Como medida de transparência e prezando pelos Direitos dos Titulares de dados, deve o responsável pela serventia elaborar, por meio do canal do próprio Encarregado, se terceirizado, e/ou em parceria com as respectivas entidades de classe:

canal eletrônico específico para atendimento das requisições e/ou reclamações apresentadas pelos titulares dos dados pessoais; e
fluxo para atendimento aos direitos dos titulares de dados pessoais, requisições e/ou reclamações apresentadas, desde o seu ingresso até o fornecimento da resposta.

Além disso, a norma exige a disponibilização pelos responsáveis pelas serventias informações adequadas a respeito dos procedimentos de tratamento de dados pessoais, nos termos do art. 9º da LGPD, por meio de:

aviso de privacidade e proteção de dados;
avisos de cookies no portal de cada serventia, se houver; e
aviso de privacidade para navegação no website da serventia, se houver.

Comissão de Proteção de Dados

Por fim, o Provimento n. 134 de 24/08/2022 criou a Comissão de Proteção de Dados, no âmbito da Corregedoria Nacional de Justiça do Conselho Nacional de Justiça.

A sua primordial função é propor, independentemente de provocação, diretrizes com critérios sobre a aplicação, interpretação e adequação das Serventias à LGPD, espontaneamente ou mediante provocação pelas Associações.