Saiba como elaborar um mapeamento de dados 

A Lei Geral de Proteção de Dados, conhecida como LGPD, tem como objetivo garantir a segurança das informações de pessoas físicas dentro das empresas e o mapeamento de dados não pode escapar das leis estabelecidas pela LGPD.

Segundo pesquisas realizadas, cerca de 31% das empresas ainda não conseguiram se adequar a essas leis e 48% já estão prontas para seguir as novas regras que envolvem a segurança digital dos dados.

Somente no momento do mapeamento é que o escritório de arquitetura fachada comercial se dá conta de que estão armazenando uma grande quantidade de informações dos clientes.

Quando o processo de mapeamento acontece a empresa consegue identificar de onde a informação foi capturada e elimina as informações desnecessárias, evitando, assim, que elas sejam vazadas e caiam em mãos inadequadas.

É crucial garantir o uso correto das informações dos clientes de vibrolipo na papada, porque a ninguém mais interessa essas informações, a não ser entre o cliente e a clínica de estética.

Infelizmente, é comum encontrar empresas que vendem o cadastro pessoal do cliente, como nome completo, e-mail ou telefone de contato. A LGPD também tem como função punir esses locais quando o mesmo usa esses dados de forma incorreta.

O que é mapeamento de dados?

O mapeamento dos dados pessoais envolve as informações dos clientes e também dos colaboradores, e a empresa precisa acompanhar a lei, o que vai garantir e assegurar a privacidade dos mesmos.

Acompanhando as diretrizes legais, a empresa de banner fica salvaguardada de problemas como vazamento de informações, denúncias e processos, quando um cliente ou funcionário percebe que os dados pessoais foram veiculados, sem a devida autorização.

A auditoria desses dados ocorre em sete etapas: coleta dos dados importantes, processamento, análise, compartilhamento dos dados com autorização do titular, armazenamento, reutilização e eliminação dos dados inúteis.

Qual é a importância do mapeamento de dados?

O mapeamento de dados é fundamental quando a empresa não consegue determinar o nível de vulnerabilidade no qual os dados estão expostos, indo desde a própria coleta de dados importantes até a forma como os mesmos são armazenados.

Seguindo a lei, uma escola de aula de guitarra avançada, consegue evitar ataques cibernéticos, nos quais os hackers podem roubar essas informações e utilizá-las em uma chantagem.

Quando o diagnóstico do mapeamento é concluído, o resultado informa a empresa como ela deve lidar com a privacidade das informações, conforme especificações apontadas na lista a seguir:

• Definição de quais dados são apresentados;
• Determinação dos dados mais importantes;
• Indicação da base legal por sobre o processamento;
• Identificação do motivo da coleta dos dados;
• Detalhamento das pessoas que têm os dados coletados;
• Quem são os responsáveis que acessam os dados;
• Formato de armazenamento;
• O tempo em que os dados foram coletados;
• Em que condições os dados são armazenados;
• Método de transferência dos dados;
• Compreensão dos protocolos internos para proteger os dados.

Nesse processo de mapeamento, é imprescindível definir quais as informações que foram concedidas pelo cliente ou colaborador interno, determinando assim quais são os dados mais importantes para realizar o procedimento.

A LGPD é a base da legalidade no mapeamento de dados de clientes de projeto elétrico de um galpão industrial, por exemplo, e o motivo pelo qual as informações pessoais foram concedidas é uma determinante no processo de mapeamento.

Isso significa que houve uma razão para que as informações chegassem até a empresa, como a venda do serviço ou o cadastramento do cliente no site, quando o mesmo estava procurando por informações.

Sempre existe um responsável pela coleta e acesso aos dados de consumidores de colete refletivo personalizado.

Sendo assim, o mapeamento contempla quem são estes responsáveis, no sentido de identificar como os mesmos estão recebendo essas informações e trabalhando no acesso das mesmas.

A empresa sempre possui um formato de armazenamento das informações que é passado para os respectivos responsáveis da área de TI. O mapeamento também busca a informação deste formato e o quanto ele está ou não vulnerável a uso indevido.

O grau de vulnerabilidade é que pode gerar um ataque de hackers, fazendo com que os dados dos funcionários que trabalham com disco de corte 7 pol sejam subtraídos.  

Estes colaboradores podem ser chantageados e obrigados a entregar dados de vendas do produto, por exemplo. Muitas vezes, são apresentados casos de extorsão e envolvem até ameaças familiares.

O tempo em que os dados foram coletados, sob que condições eles foram armazenados e a forma como eles são transmitidos também embasam o mapeamento, e um ponto muito importante é sobre a política interna empresarial adotada na preservação dos dados.

Como elaborar um mapeamento de dados?

O mapeamento de dados precisa estar organizado em uma planilha, com descrições claras e precisas de todos os processos internos da organização, com relação a tudo que se refere à coleta, armazenamento, acesso e distribuição de dados.

Inclusive, os próprios softwares de armazenamento de dados de tela alambrado 1 metro que são utilizados na empresa passam por um processo de análise, para garantir que não estejam suscetíveis ou vulneráveis a invasões maliciosas, muito frequentes.

Abaixo, seguem mais itens importantes que devem estar contidos no mapeamento de dados, para que o levantamento seja feito adequadamente:

• Classificação de clientes, fornecedores e colaboradores;
• Nome, endereço, tipos de contato e documentos (cliente e colaborador);
• Local de armazenagem;
• Formas de coleta de dados;
• Finalidade da informação coletada, como vendas, por exemplo;
• Colaboradores autorizados no acesso;
• Destino dos dados em caso de compartilhamento;
• Procedimentos de exclusão dos dados.

Lidar com dados de clientes e colaboradores é algo que precisa ter um amparo de várias áreas que compõem uma empresa: setor de vendas, área de TI, Recursos Humanos e até mesmo a portaria, que solicita documentos particulares para a entrada no prédio.

Inclusive, reportando à área de Recursos Humanos, os dados mais relevantes do colaborador, como telefone de contato, nome completo, endereço e e-mail ficam nas mãos dos funcionários deste setor e não é tão difícil acessá-los quando se deseja.

O mapeamento de dados pode ser On-Premises, que são ferramentas que eliminam a codificação manual dos dados, realizando-a de forma automatizada. Pode ser baseado em nuvem e Open-Source de baixo custo e para empresas que possuem poucos dados.

Benefícios do mapeamento de dados 

O mapeamento é fundamental e deve estar em conformidade com a privacidade e governança de informações.

As planilhas são o ponto de partida, mas são limitadas com relação à evolução tecnológica para todo o processo que envolve a coleta, transmissão, armazenamento e utilização dos dados de clientes e colaboradores.

E, nesse sentido, o mapeamento perfaz muitos benefícios para as empresas, como os elencados abaixo:

• Permite que as organizações juntem, organizem e cataloguem os dados;
• Melhora o gerenciamento e proteção de dados;
• As informações mais arriscadas recebem proteção adicional;
• Permite saber para onde os dados estão sendo transmitidos;
• Mantém a empresa sem riscos de vazamento e invasões cibernéticas;
• Permite que a empresa acompanhe o processamento dos dados;
• Possibilita melhor localização dos dados mais importantes;
• Permite o uso mais adequado dos dados nas operações empresariais.

O mapeamento de dados e a sua elaboração, conforme informações abordadas anteriormente, é um sistema que deve ser muito bem construído, contendo o  maior número de informações possíveis.

É com ele que a entidade consegue saber tudo que envolve os dados pessoais de clientes e colaboradores, dados estes que devem ser extremamente sigilosos, cabendo apenas aos responsáveis manipulá-los ou transmiti-los, apenas sob autorização do titular.

Considerações finais 

Desde que a LGPD iniciou a legalidade no processo de proteção aos dados pessoais de clientes e colaboradores, as empresas passaram a se informar mais a respeito, para poderem se enquadrar às normas vigentes impostas desde 2020.

A LGPD ainda é bem recente, se for considerada a especificidade da legislação, cujo objetivo maior é garantir a proteção das informações e punir a empresa que não estiver em alinhamento com as normas.

Muitas empresas ainda caminham nesse sentido: o de estudar com profundidade em tudo aquilo que possa protegê-la, para que não sofra processos de denúncia ou invasões de hackers maliciosos que roubam informações e as usam inadequadamente.

No contexto amplo, mas informativo e importantíssimo, o mapeamento de dados deve ser feito sempre dentro da empresa, onde nele são colocadas informações que vão gerar resultados de uma coleta ampla de todos os processos internos de trabalho da empresa. 

Estar em conformidade com a lei é o objetivo de toda empresa, mesmo porque se ela se desviar, certamente a imagem estará comprometida e será bem difícil limpá-la, principalmente em se tratando do mau uso dos dados pessoais de clientes e funcionários.

Esse texto foi originalmente desenvolvido pela equipe do blog Guia de Investimento, onde você pode encontrar centenas de conteúdos informativos sobre diversos segmentos.