Quais direções de descarte de documento de acordo com a LGPD

O descarte de documento é um processo que faz parte do cotidiano de qualquer empresa, mas é necessário tomar alguns cuidados na hora de descartá-los.
Mesmo que não sejam mais necessários ou relevantes para a companhia, existem informações que podem ser confidenciais e nas mãos erradas se transformam em um problema.

Geralmente, as empresas descartam documentos para liberar espaço de armazenamento, proteger informações sensíveis, manter a organização e garantir a privacidade dos dados.

Fazer o descarte adequadamente é indispensável para evitar que informações confidenciais sejam usadas por criminosos, além de ser importante para cumprir regulamentações legais de privacidade e retenção de registros.

As organizações podem fazer o descarte por meio de destruição física, digitalização e descarte, descarte eletrônico, arquivamento de longo prazo, proteger informações sensíveis além de adotar políticas de retenção de registros.

Seja qual for a metodologia utilizada, ela precisa ser aplicada do jeito certo para evitar problemas no futuro, tanto para a companhia quanto para o proprietário das informações contidas nesses documentos.

Para elucidar o assunto, este artigo vai explicar como descartar documentos, como preservar os dados na hora de descartar, como a LGPD age na eliminação de registros e quais são os principais pontos do termo da eliminação de registros.

Como descartar documentos?

Existem várias maneiras de descartar documentos, dependendo da natureza das informações presentes neles e dos requisitos de conformidade. As opções são:

• Destruição física;
• Digitalização e descarte;
• Descarte eletrônico;
• Arquivamento de longo prazo;
• Proteção;
• Políticas de retenção de registros.

No caso de documentos físicos, como os papéis, a destruição física é a opção mais comum e pode ser realizada por meio de trituradores, incineração segura e outros métodos que garantem que os documentos sejam irreparavelmente danificados.

Uma empresa onde fazer curso de refrigeração pode optar pela digitalização e descarte, ou seja, quando os documentos físicos são digitalizados e convertidos em formatos eletrônicos para reduzir o armazenamento físico.

Depois da digitalização, os documentos originais são destruídos de maneira segura. Quanto ao descarte eletrônico, é voltado para documentos eletrônicos, como arquivos de computador, e-mails e registros digitais.

Eles podem ser excluídos de maneira segura dos dispositivos e sistemas de armazenamento após atingirem o fim da vida útil ou quando deixarem de ser necessários.

Alguns documentos podem precisar de arquivamento por um período específico, considerando regulamentações legais ou requisitos organizacionais antes de serem descartados, por isso a companhia pode opinar pelo arquivamento de longo prazo.

A proteção é voltada para documentos que contêm dados confidenciais, como informações pessoais, financeiras e médicas e merecem atenção especial.
Isso porque se esses dados caírem em mãos erradas, os proprietários podem ter problemas. Desse modo, um fabricante de elíptico movement lx140 deve fazer a destruição segura, como fragmentação de papel ou formatação de dispositivos eletrônicos.

Já as políticas de retenção de registros são uma boa opção porque ajudam a determinar como descartar diferentes tipos de documentos e como devem ser mantidos antes do descarte.

Como preservar dados durante o descarte?

É muito importante preservar e garantir a segurança dos dados na hora de descartar os documentos, pois isso evita que informações sensíveis sejam roubadas por criminosos.

A primeira coisa que a empresa precisa fazer é identificar quais são as informações sensíveis, como informações pessoais, financeiras, médicas e informações de identificação pessoal.

Isso é importante para que se possa criar uma política de retenção de registros que vai estabelecer quanto tempo cada tipo de documento deve ser mantido, antes de ser definitivamente descartado. A organização pode tomar essa decisão se baseando em regulamentações legais e nos requisitos organizacionais.

O terceiro passo é digitalizar e armazenar eletronicamente, pois isso ajuda a manter cópias eletrônicas seguras e reduz a necessidade de armazenamento físico.
Uma escola com berçário creche utiliza a criptografia para o armazenamento de documentos eletrônicos. Esse recurso ajuda a proteger o conteúdo e somente pessoas autorizadas podem acessar as informações.

Determinações da LGPD

A Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) estabelece diretrizes e obrigações para o tratamento de dados pessoais, o que inclui o descarte adequado de documentos que contenham informações pessoais.

Ela estabelece princípios e regras para o manuseio dessas informações e elas também se aplicam ao descarte dos documentos.
Uma das determinações mais relevantes é o princípio da finalidade, pois os dados pessoais só podem ser coletados e processados para finalidades específicas, legítimas e informadas para o titular.

Assim sendo, na hora de descartar documentos, é fundamental garantir que eles não sejam utilizados para outros fins, além daqueles para os quais foram coletados.

A organização também precisa do consentimento do titular para fazer o tratamento dos dados pessoais, e antes de descartar qualquer documento, precisa verificar se o indivíduo concorda com a exclusão.

Um fabricante de acelerador a esquerda também tem obrigação de manter registros das operações de tratamento de informações pessoais, havendo um que indique quais documentos foram descartados, por quem, quando e por qual motivo.

Os titulares têm o direito de solicitar a exclusão de suas informações, por isso, se elas estiverem presentes em algum documento, a empresa deve atender à solicitação de maneira adequada durante o descarte.

A lei impõe que as empresas que coletam e processam informações pessoais sejam responsáveis por garantir que essas informações sejam tratadas de acordo com as imposições.

Assim sendo, as organizações também são responsáveis por implementar políticas e práticas adequadas na eliminação de registros.
Negócios que não cumprem estão sujeitos a penalidades por não conformidade. A empresa pode receber multas substanciais aplicadas em caso de violação das regras de proteção de dados, inclusive na hora de descartar os documentos.

Mesmo que uma pessoa tenha pesquisado sobre fachada glazing preço e deixado apenas seu nome e telefone para um orçamento, se a empresa for descartar esses dados, precisa fazer isso de maneira segura e transparente.

Ela também precisa estar de acordo com as finalidades previamente informadas aos titulares e estar em conformidade com os princípios gerais de proteção de dados pessoais estabelecidos pela LGPD.

Principais pontos do termo de descarte

A Lei Geral de Proteção de Dados não especifica um termo da eliminação de registros propriamente dita, mas estabelece algumas diretrizes gerais para tratar informações pessoais que também se aplicam à eliminação de registros.

Em outras palavras, a partir do momento em que uma organização resolve descartar um documento que tenha informações pessoais de seus clientes, precisa ser cuidadosa.

É justamente por isso que um fabricante de estrutura metalica aparente se encarregou de desenvolver uma política de eliminação de registros que esteja em conformidade com a LGDP.

Para isso, considerou alguns elementos-chave, como a definição de dados pessoais. No termo, é necessário definir claramente o que são dados pessoais, de acordo com a lei.
Isso serve para que os colaboradores da empresa saibam quais informações devem ser tratadas cuidadosamente durante o descarte.
Outro ponto importante da política da eliminação de registros é a finalidade do tratamento, ou seja, inserir um termo que especifique as finalidades para as quais os dados pessoais foram coletados. Isso também precisa mostrar quais serão consideradas ao determinar se os documentos devem ser descartados.

Outro ponto crucial é o período de retenção, pois a lei estabelece que os dados pessoais só podem ser mantidos pelo tempo necessário para se cumprir a finalidade.

Diante disso, uma clínica especializada em drenagem linfática para afinar os braços deve incluir informações sobre o período de retenção dos documentos e quando eles devem ser descartados. Também é muito importante definir quem será o responsável por esse processo com os documentos, informando dados pessoais e os procedimentos que precisam ser seguidos.

Geralmente, a etapa de descarte é responsabilidade do encarregado de dados ou de uma equipe que esteja em conformidade com a LGPD.
O documento também deve apresentar procedimentos específicos que serão seguidos para garantir a segurança das informações, como destruição física por meio de trituradores de papel, incineração e outros métodos.

Um fabricante de lacre de segurança roupas deve possuir registro e documentação do processo de descarte, incluindo o nome dos documentos que foram descartados, quando, quem providenciou o descarte e qual foi o motivo.

Também é interessante acrescentar os direitos dos titulares, como o de solicitar a exclusão de seus dados pessoais, além de descrever de que modo essas solicitações serão tratadas durante o processo.

Considerações finais

As empresas precisam dos dados de seus clientes e potenciais clientes por diversas razões, seja para criar campanhas de marketing, elaborar um contrato, entre outras necessidades.

Todas essas informações devem ser devidamente tratadas e armazenadas para evitar que caiam em mãos erradas.
Esse cuidado deve ser mantido ao longo de todo o relacionamento com o cliente e na hora de fazer o descarte de registros.

Contratos de trabalho, de prestação de serviço ou qualquer outro tipo de documentação que tem os dados pessoais de um titular, devem ser descartados com cuidado e de acordo com a LGPD para evitar problemas a todos os envolvidos.

Esse texto foi originalmente desenvolvido pela equipe do blog Guia de Investimento, onde você pode encontrar centenas de conteúdos informativos sobre diversos segmentos.