Veja como aplicar conformidade em contratos

A conformidade em contratos, também conhecida como compliance de contratos, é um programa que envolve práticas que vão desde a negociação até a elaboração e armazenamento do documento jurídico.

Para entender esse processo, primeiro é necessário conhecer o conceito de compliance. O termo remete a atitudes que garantem a conformidade legal, fazendo com que o instrumento esteja de acordo com a legislação.

Também cuida dos regulamentos e políticas internas e externas que fazem parte do negócio. Desse modo, a conformidade em contratos tem como objetivo garantir cláusulas que protegem os interesses e direitos das partes.

É uma forma de cumprir as políticas empresariais e as obrigações contratuais, no entanto, é muito importante que o negócio tenha um programa de compliance.

O recurso evita fraudes ou simulações nos contratos, impedindo a realização de negócios com objetivos indevidos, antiéticos ou ilegais. Por essa razão, a conformidade de contrato é extremamente necessária.

O instrumento grande que todas as negociações da empresa estejam de acordo com a lei e com as boas práticas exigidas.

Para aprofundar mais o assunto, este artigo vai mostrar quais são as cláusulas contratuais mais importantes para garantir a conformidade, mecanismos para monitorar o cumprimento das cláusulas e como obter uma comunicação eficaz.

Cláusulas contratuais essenciais para a conformidade

Um dos elementos mais importantes para a conformidade de contratos é o ESG (Environmental, Social and Governance), Um conjunto de práticas voltadas para o meio ambiente, para a sociedade e para a governança da empresa.

Ele está relacionado ao compliance de contratos porque este garante a conformidade contratual, e quando se trata da aplicação do ESG aos contratos, ele precisa ser garantido por meio de cláusulas.

Algumas das principais obrigações que precisam ser firmadas nas cláusulas ambientais está a garantia do uso de materiais reciclados ou recicláveis durante a produção de insumos e produtos.

O fornecedor de um consultório de dermatologista de animais também precisa realizar medidas compensatórias para o meio ambiente, usar energias renováveis, fazer o tratamento de resíduos e utilizar biocombustível.

Quanto às cláusulas sociais, é imprescindível garantir o uso de práticas conscientes e que evitam o trabalho análogo à escravidão ou trabalho infantil, além de aplicar medidas que favorecem o bem-estar dos funcionários.

Outro exemplo que se destaca é uma cláusula que garante a aplicação de práticas inclusivas e afirmativas para que o ambiente organizacional seja livre de assédio e discriminação.

Em relação às cláusulas de governança, uma das mais importantes é garantir boas práticas a favor do consumidor, como canal de comunicação com informações claras sobre os produtos e suas origens.

Uma companhia que atua no setor de vendas de tapete antiderrapante sob medida também precisa se comprometer com a proteção de dados e informações sensíveis de pessoas envolvidas no contrato, como no caso dos clientes.

Deve-se fazer treinamentos regulares e periódicos com os gestores envolvidos no contrato, além de uma cláusula que garante a contratação de auditorias externas para avaliar riscos ambientais e de trabalho, relacionados ao produto ou serviço.

Como monitorar as cláusulas de conformidade?

Existem alguns mecanismos que ajudam a monitorar e cumprir as cláusulas de conformidade. O objetivo é gerenciar os contratos, mas, para fazer isso, é necessário mensurar o documento.

Se não existirem diretrizes que meçam o desempenho do contrato, é praticamente impossível controlar ou fazer um sistema de gestão efetivo.

Hoje em dia, as empresas que se destacam são aquelas que sabem identificar métricas de desempenho significativas em diferentes áreas, e o setor de contratos tem a mesma necessidade.

O gestor precisa saber como e por que as coisas estão acontecendo de determinada forma, pois com isso vai identificar problemas e maneiras de resolvê-los, respeitando os objetivos da corporação.

Os principais recursos para monitorar as cláusulas de conformidade são os indicadores-chave de desempenho. Eles são usados para examinar diversos aspectos do documento, como:

• Uso do contrato;
• Valor;
• Volume;
• Desempenho geral;
• Dados históricos.

Uma entidade que disponibiliza locação de caçamba para entulho precisa analisar como os processos de aprovação de contratos estão sendo conduzidos. No entanto, essa etapa do ciclo de vida todo o documento costuma ser crítica para boa parte das organizações.

Entretanto, isso acontece com as empresas que não adotam mecanismos de gestão para criar contratos a partir de modelos pré-aprovados, além do uso de ferramentas de colaboração em tempo real e assinaturas digitais.

Entre os mecanismos mais cruciais para monitorar o contrato estão os fornecedores, rastreando aqueles capazes de atender as necessidades da empresa com mais rapidez.

As cláusulas também podem ser medidas por meio de métricas quantitativas que identificam as relações contratuais para oferecer o melhor custo-benefício.

É essencial avaliar de que maneira os bens e serviços são adquiridos e combinar essas informações com dados financeiros para quantificar os gastos presentes nos contratos.

Contudo, a métrica é mais importante para uma empresa de limpeza telefone é a conformidade do contrato, pois isso garante que o documento tenha desempenho eficiente, reduza custos e previne litígios.

Para garantir o monitoramento das cláusulas de conformidade, muitas organizações também estão usando uma plataforma CLM.

Esse tipo de software consegue reduzir riscos em relação aos termos, condições, controles e políticas recentes para melhorar a conformidade geral.

Além disso, é um ótimo recurso para economizar custos, pois esse sistema de gerenciamento reduz taxas e elimina renovações de serviços indesejados.

Por automatizar o processo, acaba melhorando a produtividade e a eficácia operacional. Isso também acontece porque o recurso centraliza arquivos e rastreia dados importantes.

Os profissionais têm acesso a lembretes e ferramentas automatizadas que garantem maior controle e visibilidade para os envolvidos no processo.

Nesse contexto, um negócio que trabalha com buffet de salgados fritos para casamento também pode contar com uma plataforma CLM para ter visibilidade sobre o ciclo de vida completo do contrato.

Trata-se de uma tecnologia que automatiza e otimiza os aspectos do contrato, aumentando sua visibilidade, conformidade e velocidade de contratação.

Essas plataformas possuem armazenamento em nuvem, essencial para melhorar o desempenho dos negócios. A melhoria acontece porque é possível ter uma visão precisa e em tempo real sobre os riscos e oportunidades de contratação, além de insights.

As corporações precisam de novas percepções porque elas ajudam a economizar tempo e recursos, além de facilitarem a organização de tarefas rotineiras, liberando os funcionários para processos que envolvem planejamento.

De que modo garantir uma comunicação eficaz?

De maneira geral, é fundamental que exista uma comunicação eficaz entre as partes contratantes, e para isso, a organização pode investir nas seguintes estratégias:

Usar menos a palavra “não”

O ser humano costuma desejar aquilo que não se quer, ou seja, passa a querer algo diferente daquilo que ele realmente deseja.

Durante sua comunicação falada com o cliente, uma autoescola que dá aula de moto para iniciantes não deve utilizar palavras que estejam dentro de um contexto que não reflita o que realmente se pretende comunicar.

Para conseguir o resultado desejado em relação à atitude do cliente, é fundamental saber construir as frases adequadamente.

Por exemplo, durante a contratação de um serviço, ao invés de usar a frase “não se esqueça de trazer os documentos amanhã”, o ideal é usar “lembre-se de trazer os documentos amanhã”.

Evitar explicações em excesso

Explicações muito cheias de rodeios acabam sugerindo uma indecisão e aumentam as dúvidas por parte do cliente. Embora errar seja humano e qualquer pessoa possa cometer falhas, é necessário saber explicar o que aconteceu.

Nesse contexto, um empreendimento que distribui transformador com núcleo de ar consegue fazer isso muito bem ao encarar a situação com naturalidade explicar para o cliente que vai analisar a questão dentro do contrato e resolvê-la.

Também é interessante partir para o próximo tópico da conversa, deixando claro que entendeu a questão e que o problema será resolvido em breve.

Exagerar na explicação ou pedir mil desculpas é uma postura inadequada e que não colabora com uma comunicação eficaz.

Deixar o cliente confortável

É interessante investir em um bate-papo voltado para o tema central de maneira espontânea porque isso ajuda a estabelecer uma ligação forte entre as partes.

Com isso, o cliente de uma entidade que fornece cilindro hidráulico 50 toneladas percebe que a empresa está realmente interessada em suas necessidades.

Para que o cliente se sinta à vontade, a primeira coisa é ser gentil, cumprimentá-lo, perguntar como tem passado, bater um papo e entrar no assunto de maneira natural.

São questões que ajudam a estreitar a aproximação desde o primeiro contato, além de fazer com que o cliente se sinta mais confiante na hora de assinar um contrato.

Considerações finais

A conformidade de contratos é uma atividade que precisa estar presente em todas as empresas para garantir o cumprimento dos documentos.

Isso também garante que eles estejam de acordo com a legislação, políticas internas, códigos de conduta e medidas de ESG.

Para que o compliance se estenda ao longo de todo o ciclo de vida do contrato, nada melhor do que usar os melhores recursos para analisar suas cláusulas.

Desse modo, a empresa estará pronta para cumprir as práticas que lhe cabe e honrar seus compromissos.

Esse texto foi originalmente desenvolvido pela equipe do blog Guia de Investimento, onde você pode encontrar centenas de conteúdos informativos sobre diversos segmentos.